ČITALNIŠKI RED

Javno in zasebno arhivsko gradivo se daje v uporabo v originalu ali kopijah sam o v čitalnici arhiva, izven arhiva pa se lahko izposoja v razstavne in podobne namene samo na podlagi pogodbe, vendar mora biti zagotovljeno ustrezno materialno varstvo in zavarovanje gradiva pri zavarovalnici. V arhivu se gradivo uporablja po posebej določenem urniku.

Delovni čas čitalnice arhiva je:

v ponedeljek,torek in četrtek         od 8.00 do 15.00 ure,
v sredo                                       od 8.00 do 16.00 ure,
v petek in dan pred praznikom      od 8.00 do 13.00 ure.

Uporabnik lahko naroči arhivsko gradivo osebno v čitalnici, pisno, po telefonu na številko +386 (2) 787 97 43, po faksu na številko +396 (2) 787 97 40 ali po elektronski pošti. Gradivo, naročeno do 14.00 ure, dobi uporabnik naslednji delovni dan.

Arhiv ne more izpolniti naročila, če so podatki uporabnika za pripravo gradiva netočni ali pomanjkljivi.

Če uporabnik ne pride ob napovedanem času in ne obvesti arhiva o spremembi, bo naročeno arhivsko gradivo naslednji delovni dan vrnjeno v skladišče in naročilo bo izničeno.

Obiskovalci čitalnice se javijo dežurnemu delavcu v čitalnici in dvignejo ključ garderobne omare, v katero odložijo prtljago. Ob prvem obisku izpolnijo matični list. Ob vsakem naslednjem obisku pa vpišejo uporabo arhivskega gradiva v evidenčni list.

V čitalnici imajo uporabniki na razpolago arhivske vodnike, inventarje, popise in druge pripomočke za uporabo gradiva (delovodnike, indekse, računalniške podatkovne zbirke). Za pregledovanje nekaterih internih informativnih pomagal se je potrebno predhodno naročiti.

Uporabniki arhiva lahko uporabljajo interno knjižnico arhiva.

Na delovni mizi v čitalnici imajo lahko poleg arhivskega gradiva le tiste pripomočke, ki jih nujno potrebujejo pri uporabi (papir, svinčnik in računalnik). Za vse druge pripomočke pri uporabi gradiva je potrebno dobiti dovoljenje.

Uporabnik lahko dobi dnevno v uporabo največ 5 tehničnih enot arhivskega gradiva (pri tem šteje za tehnično enoto: fascikel, škatla, knjiga, mapa, kos – npr. pri listinah), mednje pa niso všteti pripomočki za uporabo. Uporabnik sme praviloma naenkrat uporabljati le eno tehnično enoto.

Nadzorni v čitalnici skrbi, da poteka delo v tišini. V čitalnici ni dovoljeno uporabljati mobilnih telefonskih aparatov.

Če so z namenom, da bi zaščitili originale, izdelano kopije arhivskega gradiva, se dajejo v uporabo praviloma le kopije: fotokopije, mikrofilmski posnetki, fotografije. Uporabnik ima dostop do digitaliziranih posnetkov. Arhiv lahko začasno omeji uporabo neurejenega ali poškodovanega gradiva, vendar mora uporabnika obvestiti, kdaj bo dostopno.

Uporabnik mora arhivsko gradivo uporabljati tako, da se ohrani i da se gradivo ne poškoduje. Upoštevati mora navodila pristojnih delavcev v čitalnici, sicer se mu uporaba prepove. Če pride po krivdi uporabnika do poškodbe arhivskega gradiva, je ta dolžan arhivu povrniti stroške restavracije oziroma konservacije, tudi če je bila poškodba nenamerna.

Uporabniki morajo pri objavah, razstavah ali reprodukcijah arhivskega gradiva citirati uporabljeno z navedbo imena in kratice gradiva (ZAP), imena ali signature arhivskega fonda oziroma zbirke ter navedbo tehnične ali arhivske enote, iz katere je arhivsko gradivo.

Uporabniki, ki so na podlagi arhivskega gradiva iz arhiva objavili publikacijo ali članek, so dolžni arhivu izročiti vsaj en izvod publikacije ali separata članka.

Kopiranje arhivskega gradiva

Če arhiv iz tehničnih razlogov uporabnikom ne more izdelati ustrezne kopije, je možno arhivsko gradivo z dovoljenjem in v spremstvu arhivskega delavca kopirati tudi izven arhiva.

Uporabnik lahko naroči omejeno število kopij. Rok za izdelavo je odvisen od števila kopij in vrste kopiranega gradiva. Naročnik kopij je pred prevzemom dolžan poravnati stroške reproduciranja po veljavnem ceniku.

Zaradi varstva arhivskega gradiva in iz različnih objektivnih razlogov ni možno fotokopirati:

-   kompletnih fondov in zbirk oziroma večjih delov,
-   katastrskih map (razen kopij in skeniranega katastra)
-   načrtov, večjih od formata A3, in načrtov na pavs papirju,
-   zemljevidov, večjih od formata A3,
-   listin,
-   dokumentov z vtisnjenimi voščenimi pečati,
-   rokopisov (kodeksov) in urbarjev,
-   knjig, razen tistih s cevastimi hrbti do debeline 2 cm, vendar ne večjih od formata A3,
-   arhivskih popisov in inventarjev,
-   knjig iz interne knjižnice.

Katastrske mape, načrte, zemljevide, listine, dokumente z voščenimi pečati, rokopise, urbarje, knjige in drugo gradivo je možno reproducirati (mikrofilmati, fotografirati ali skenirati). Preslikavanje gradiva z lastnim digitalnim fotoaparatom ni dovoljeno, razen po dogovoru z direktorico.

Ptuj, 2012
                                                                                                        Katja Zupanič
                                                                                direktorica Zgodovinskega arhiva na Ptuju