Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (Besedilo velja za EGP); v nadaljevanju: GDPR) v 17. členu določa pravico posameznika do izbrisa oz. do pozabe:
Tako ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico zahtevati, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, upravljavec pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati, iz razlogov, opredeljenih v prvem odstavku 17. člena GDPR.
V skladu s 3(d) odstavkom 17. člena GDPR pa se pravica do izbrisa oz. pozabe ne uporablja, kadar je obdelava potrebna za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) GDPR, kolikor bi pravica do izbrisa lahko onemogočila ali resno ovirala uresničevanje namenov te obdelave.
Veljavni Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju: ZVOP-1) v 21. členu določa, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljevanju: ZVDAGA) je kot sistemski predpis samostojna pravna podlaga za varstvo in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Arhivsko gradivo je tisto dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb; arhivsko gradivo je kulturni spomenik. Arhivsko gradivo javnopravnih oseb določi pristojni javni arhiv s pisnimi strokovnimi navodili za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva posebej za vsako javnopravno osebo, ki javno arhivsko gradivo sama odbere in ga izroči pristojnemu javnemu arhivu.
Javnopravne osebe po ZVDAGA so :
- državni organi,
- samoupravne lokalne skupnosti ter,
- pravne osebe javnega prava in zasebnega prava ter fizične osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb.
Do izdaje pisnih strokovnih navodil morajo javnopravne osebe z vsem dokumentarnim gradivom ravnati tako kot z arhivskim gradivom (drugi odstavek 34. člena ZVDAGA).
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, tako lahko zahteva izbris osebnih podatkov v tistih primerih, ko dokumentarno gradivo javnopravnih oseb s pisnimi strokovnimi navodili pristojnih arhivov ni določeno kot arhivsko gradivo. V primeru, da je s pisnimi strokovnimi navodili pristojnih arhivov določeno, katero dokumentarno gradivo javnopravne osebe je arhivsko, se pravica do izbrisa v skladu s (d) točko tretjega odstavka 17. člena uredbe ne uporablja. Prav tako se pravica do izbrisa ne uporablja v vseh tistih primerih, ko pristojni arhiv pisnih strokovnih navodil posamezni javnopravni osebi še ni izdal, saj se z vsem dokumentarnim gradivom do izdaje pisnih navodil ravna kot z arhivskim gradivom.
Uveljavitev GDPR torej ne vpliva na dosedanjo prakso pri ravnanju z arhivskim gradivom in z dokumentarnim gradivom tistih javnopravnih oseb, za katere še ni bilo izdano pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega.
Vir: http://www.arhiv.gov.si/si/medijsko_sredisce/novica/6022/